Indemnités en remboursement de dépenses propres à l’employeur : attention à la nouvelle obligation ! (nouvelle circulaire)

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Dans sa circulaire du 29 juin 2022, l’administration fiscale rappelle cette obligation de faire figurer sur les fiches de revenus toutes les indemnités versées à ses travailleurs/dirigeants. Et notamment les frais remboursés sur base de pièces justificatives (remboursement de frais avancés par le travailleur/dirigeant)

Un telle obligation existait déjà mais elle a été étendue explique l’administration car :

“... Dans le cadre du contexte actuel où le télétravail et le remboursement des frais propres à l’employeur qui y sont liés deviennent de plus en plus importants, une base légale est nécessaire pour la communication à l’administration fiscale des indemnités liées à ces frais. Une obligation de fiche étendue permet également le contrôle d’un éventuel double emploi des indemnités forfaitaires et des remboursements sur base de pièces justificatives ainsi que sur l’éventuelle déduction à titre de frais professionnels de dépenses remboursées par l’employeur.

Voilà le contribuable prévenu ! la chasse est ouverte pour celui qui tenterait de mettre en place un remboursement de frais forfaitaires et un autre de frais réels, avec un éventuel double emploi.

La circulaire rappelle quelques notions utiles & apporte des précisions :

  • le travailleur/dirigeant paie une facture au nom de son employeur et se fait rembourser ; ce montant ne doit pas figurer sur la fiche (il s’agit ici d’une simple avance).
  • le dirigeant ne perçoit pas les indemnités (pas de transaction financière spécifique) mais la somme est inscrite en ‘compte courant’ (= compte de dette au bilan) : inscription sur la fiche

Le fisc rappelle les notions de base pour que ce type de frais puisse être remboursé, que nous n’avons pas reproduites ici (à lire dans la circulaire)

Signalons quand même que le montant de certaines de ces indemnités (frais de déplacements, indemnités kilométriques, etc…) sont fixées par le fisc ou l’onss et plafonnées.

Ces nouvelles obligations prennent cours le 01-01-2022, les fiches annuelles 2022, envoyées en 2023 (salarié/dirigeants) devront donc mentionner ces montants. Attention donc à cette échéance et à bien communiquer ces montants à votre secrétariat social qui ne peut connaitre ces montants si il n’en est pas informé.

Et si l’employeur/entreprise ne les renseigne pas correctement ? Ces dépenses ne seront pas admises ! Pire, dans certains cas, si ces montants sont considérés comme rémunérations pour le bénéficiaire, l’entreprise pourrait se voir infliger ‘une cotisation spéciale’ de 103 % sur les sommes qui ne figurent sur ces fiches !

► La circulaire : https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/public/fisconet/document/a1771f68-ae9f-4526-8b51-4e8237317a65

Pour le montant possible d’indemnités forfaitaires ou réelles, lire : https://phc-expert.be/download/13/echo-taxes/2409/indemnites-pour-frais-de-sejour-et-deplacements.pdf

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